会議がうまくいくとすべてうまくいく!会議の改善をするには? 読書レビュー『すごい会議-短期間で会社が劇的に変わる!』

今日の本

これです。

かなりうさんくさいタイトルですが、よかったです。

けっこう古い本ですね。出てくる話題がパソコン黎明期の話なので、時代を感じますが、会議というのは昔からある普遍的な話題なので、よいでしょう。

なんで会議の本を読もうと思ったかというと、職場で会議の改善活動をやろうということになり、自分の頭だけで考えるのではなく、本に頼ろうと考えたからです。

序盤はひたすら筆者の生い立ちや苦労話ばかりで、あまりおもしろくなかったのですが、途中からおもしろくなってきました。

挫折してどうしたらいいか全くわからなくなったときに、研修を受けて復活したという話でした。

もし読む方は、最初で挫折しないがんばってくださいね。

全員が「やってやろう!」と思える組織へ

いろいろと書きたい話は多かったですが、全体を通して思ったのはこれです。

会議を通して、全員が「やってやろう!」と思える組織にするということです。いろいろとテクニックの話は出てきましたが、結局はここに集約されるのではないか、と感じました。

最後はこういう人間臭さが大事だったりしますからね。

具体的テクニック

いま達成できていることを書く

できないことを挙げるとテンション下がりますが、できることを書き出してみると、「意外とオレたちいけてるじゃん!」となって活力が湧いてくるものですね。

これはうまくいっていないプロジェクトで使えそうです。

どうすれば~か?に変換

これはよく使えそうです。

ビジネス本とかでよく言われていますが、「できない理由ではなく、どうしたらできるか?を考えよ!」ということです。

ただ、そこで終わるのではなく、そうすることの効果まで書いてあるのがポイントです。

ポイントは、人は質問のかたちにすると自然と答えを考えてしまう、ということです。これも最初の話につながりますが、自分で考えて行動したことは強いので、「やってやるぞ」という気持ちにさせやすいです。

深く落とし込ませる方法

会議の参加者の中に、物事を深く落とし込ませる方法です。

これができれば、言われたとおりに動くのではなく、各自が主体性をもった組織を作れるのではないでしょうか。

この手順です。

  1. 実体験させる
  2. こちらから問いかける→考えさせる
  3. 深い洞察を与える

具体例を出すと、会議にて、いま達成できていることを5分間で個人で紙でできるだけ書いてくださいというワークがあるとします。そのときに、

  1. まず書かせて体験させる。
  2. こちらから、「なぜ時間をとって個人単位で書かせたと思いますか?」と問いかける。問いかけられた方は「なぜだろう?」と考える。
  3. 最後に意図を伝える。「書いている間は他人に意見が見えないことです。」

これを普通の伝え方だと、「紙に書いてから発表すると、人の意見がみえないメリットがあるので、そのやり方でやってください」となりますが、これでは相手に対して深く落とし込めないわけですね。

これについては、個人的に反省しています。仕事で指示を出すときは、やる目的などの理由を話して納得させようとしていましたが、こういった相互作用でより深く落とし込むテクニックは使ったことがありませんでした。使っていこうと思います。ただ、こちら側のスキルもかなり必要になりますね。

会議の95%はコメントの交換

これは確かにそうだなーって気づかされました。

コメントの交換というのは例えば、「その案ですと、こういったデメリットがあるのではないでしょうか?(キリッ)」みたいなことです。

一見とてもよいコメントをしているようにみえてしまいますが、話は全く進まないので、ムダだということです。私も職場でよくこういった発言をしてしまうので、気をつけねば。。。

ということで、対策はこれ。下の3点以外は禁止。

  1. 明確化のための質問
  2. 代替案の提示
  3. リクエスト(もっとこうしてほしい!)

その他

数値で表せる具体的な目標にするというのはよく聞く話ですね。それに加えて、このままいったら達成しそうにない目標を作るというのが、「なるほど!」と思いました。

あと、ファシリテーターがどういった順番でどういった質問をみなさんに投げかけるか、など参考になる点が多かったです。

最後に

ということで、読みたい方はどうぞ!

これを職場の会議に活かそうと思います。

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