ダメ会議を変えたい!そんなあなたがすべきことは? 読書レビュー『世界で一番やさしい会議の教科書』

永遠の課題

会議って難しいですよね。

何を議論しているのかわからなくなったり、ムダに長引いたり、課題は尽きません。

会議というのは結局コミュニケーションなので、会社での会議に限らず、学校や大学、バンド活動、部活など、組織にいると避けられない課題かなと思います。

日常的にやっていて課題も出てくるので、変えたい!と願っている方も多いのではないでしょうか。

今日の本

これです。

これは強くおすすめ。仕事の進め方がわからない若い社会人の人にはもちろん、打ち合わせをする人全員に読んでほしいと思ったような本でした。

表紙がちょっと萌え系であれですが、内容は素晴らしいです。

入社2年目の女の子が、会議を改善して、組織全体をよくするというストーリーの中に、重要なテクニックが詰まっていて読みやすいです。

ネタバレもあるので、これから読む人は以下読まないよう、お願いします。

ステップ①:確認するファシリテーション

ファシリテーションを切り口に、ステップアップしていくようにテクニックが紹介されていました。

ちなみに、「ファシリテーション」というのは、「ゴールを達成する活動を促進する」という定義で書かれていました。つまり、会議中の進行役以外も含まれるということです。

まずは確認です。一番ハードルが低いです。「私の理解不足ですみませんが、確認してもよいいですか?」みたいに聞けば嫌みなくかんたんに実行できますね。

確認するのはこれです。

【会議終了時】

  • 会議で決まったこと
  • 今後やるべきこと

【会議開始時】

  • どうなれば会議完了なのか
  • 議題ごとの所要時間

この確認をすることで、より円滑に会議を進めることができます。

ステップ②:書くファシリテーション

会議中にあちこち話が飛んでしまうこと、ありませんか?ありますよね。本当に議論したい内容ではない話題になってしまって、時間が足りなくなるみたいな状態。

ステップ①の確認だけでは、そこは解決できません。

そこで出てくるのが、書くファシリテーションです。スクライブといって、内容をそのままホワイトボードに書いていくものです。

これによって、会議の参加者としては、いまどういう議論がされていて、残りの時間でこれを決めなくてはいけないというのが整理できます。議論の見える化ですね。同じ話に戻ることなどは避けられるわけです。意外とこれって大事で、会議中ってたまに集中力切れることもあって発言を聞き逃すこともあるので、有効ですね。

具体的なテクニックとしては、意見、論点、決定事項で分けて書くと整理しやすかったり、アルファベットや難しい感じはうまく省略したり、字はゴシック調で書くと見やすかったり、いろいろ紹介されていました。

といっても、いきなり前のホワイトボードに書くのはハードルが高いので、小規模な会議でA3の手元の用紙に書きながらいっしょに見ながら議論することから始めてみるとよいですね。

ステップ③:課題解決のファシリテーション

課題解決の会議って進め方が難しいです。

ポイントとしては、どの段階の話をしているのか?というのを常に明確にして議論を進めるということです。

  1. 何が起きているか?
  2. どう困るか?
  3. なぜ発生するのか?
  4. どんな解決策あるか?
  5. どの施策が効果大きいか?

話が合わないときは、1段階戻って認識を合わせるとよいです。

言葉で書くととてもかんたんに見えますが、これが難しいんですよねー。

ステップ④:事前準備のファシリテーション

最後は事前準備です。

事前準備というと、会議室の予約や資料の印刷といったことが思い浮かびますが、それだけではありません。

準備として、4つのPが紹介されていました。

  • Purpose:目的
  • People:参加者
  • Process:進め方
  • Property:必要なモノ

これを考えておけば、事前に誰に何を聞いておいて、といったことが見えてくるわけです。

特に大事だなぁと思ったのが、参加者です。発言しないで目的意識もなくただ会議に参加している人っていませんか?一応入れておくかみたいな。それを防ぐだけでけっこうな削減になると思うんですね。どういう情報を持っている参加者が、どんな目的で会議に参加するかを一度明確にしてみるとよいですね。

最後に

ということで、内容書きすぎた感がありますが、おすすめです。名著です。

詳しく知りたい方はどうぞ。

会議で組織を変えましょう!

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